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Lista de invitados: pasos para crear la lista definitiva

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La lista de invitados de tu boda es algo que no debes hacer a la ligera. Tómate tu tiempo y sigue estos pasos y consejos para crearla.

Crear la lista de invitados es una de las primeras cosas que hay que hacer cuando empezáis a organizar vuestra boda. Del número final de invitados dependerán muchos de los proveedores que vais a contratar. Es por eso que hoy os recomendamos unos sencillos pasos que os ayudarán a confeccionar la lista de invitados correcta. ¿Cómo hacer la lista de invitados a la boda? ¡Te lo contamos!

¿Cómo se hace la lista de invitados para una boda?

Hacer la lista de invitados no es tarea sencilla. A partir de ella conoceréis el número de asistentes y esto determinará el espacio escogido para la celebración, el menú y todos los detalles relacionados con la organización. Los invitados influirán en el presupuesto boda. Por eso, es importante que tengáis una lista de invitados más o menos cerrada antes de ponerse manos a la obra.

lista de invitados testigos de boda
Fotografía: Júpiter Fotografía

Lo primero de lo que queremos hablar para abordar el tema de hoy es: ¿Quién debe confeccionar la lista de invitados? Los novios. Son los novios los que tienen que decidir a quiénes quieren en su boda. Estos pueden recibir consejos o peticiones de los padrinos de boda o los hermanos pero serán ellos quienes tengan la última palabra. 

Puede pasar que ya tengáis un lugar escogido para la celebración de la boda. Sin embargo, suele suceder que, después de incluir a los familiares más allegados y amigos más cercanos o con los que mantenéis un contacto frecuente, quede un número inasumible para el lugar que habéis pensado. Quizás el espacio sea pequeño o demasiado grande para una celebración que, quizás, quieras más íntima. La mayoría de los enlaces en España cuentan con unos 150-200 invitados. Si tú prefieres que tu boda sea más sencilla, aquí te dejamos los pasos para celebrar una boda íntima. 

A veces hay que sacar tijera y analizar el grado de importancia que tiene cada invitado. Lo que debéis hacer para pulir vuestra lista de invitados, si creéis que os pasáis en número, es ver quiénes son importantes y quiénes no. ¿Cómo saber a quién invitar? Seguro que compartís más tiempo con unos que con otros. ¿Debéis invitar a esos amigos con quienes hace años erais uña y carne, pero de cuyas vidas no sabéis nada ahora? Es posible que muchos de los invitados que tenéis en duda os invitaran a su boda en su momento. Este es uno de los motivos por el que muchas veces se devuelve la invitación. No sintáis el compromiso de invitar a estas personas. Si ya no os lleváis bien, no tenéis trato o la relación está “fría”, no es necesario invitarlos. De hecho, seguramente para esas personas también sea un compromiso.

regalos para los invitados de boda
Fotografía: Paula’s Weddings

Otros invitados que pueden generar conflicto a la hora de realizar la lista de invitados son aquellos que no caen del todo bien a uno de los novios, o que son incompatibles con alguno de los invitados que hemos contado como fijos. Si no os resultan imprescindibles en vuestra lista de invitados, lo mejor es que os olvidéis de ellos. No queremos que un invitado cree un mal ambiente el día más importante de vuestra vida. A no ser que sea un invitado al que tengáis mucho cariño alguno de los dos.

Hay parejas con padres divorciados que no tienen buena relación, sin embargo, es normal que tanto uno como el otro estén presentes en la boda. Estamos seguros de que esta situación es incómoda para ellos, pero todo es cuestión de actitud, voluntad y sentido común. Si este es vuestro caso, recordad que lo único que importa es que vosotros, los novios, os sintáis felices. Descubre aquí cómo hacerlo más fácil si algunos de vuestros padres están separados.

protocolo entrada a la iglesia
Fotografía: Ópalo Photo

Y, por último, antes de explicar los pasos necesarios para crear una lista de invitados, te hablamos de otro tipo de personas a las que siempre se duda si incluir o no en la lista. Nos referimos a aquellos invitados que creemos que pueden llegar a avergonzarnos. Son cosas que suelen pasar en estos días de celebración y que pueden hacer sentir mal a los novios. ¡Pensadlo dos veces antes de meterlos en vuestra lista de invitados! Y, si no os queda más remedio, no dudéis en decirle a alguien de vuestra confianza que lo/la vigile.

Pasos para crear la lista de invitados

¿Cómo hacer un listado de invitados? Para crear vuestra lista de invitados para bodas lo primero de debéis hacer es:

1. Decidir el tipo de boda: antes de configurar la lista de invitados, lo más conveniente es determinar qué tipo de boda queréis. ¿Multitudinaria? ¿Íntima? ¿Vosotros solos con los testigos? Si os decantáis, por ejemplo, por una boda intima, marcaos un número máximo de invitados y ajustaos a esa cifra. Una boda íntima no supera los 60-70 asistentes. Y si preferís algo aún más íntimo, siempre podéis organizar una microboda.

2. Tener una cifra aproximada de invitados: no tenéis por qué cerrar la lista en un día. Si el salón permite meter a 200 invitados, determinad este número como la cifra máxima de invitados. Calculad siempre al alza las personas que podrían asistir.

ideas para organizar las mesas de boda
Fotografía: Estefanía Fredes

3. Crearla con toda la antelación posible: cuanto antes sepan vuestros invitados qué día tienen que reservar, mucho mejor. Pensad que muchas personas tendrán que desplazarse para vuestra boda, por lo que es posible que tengan que pedir vacaciones en sus trabajos. Además, así evitaréis que tengan reservada la fecha para otro compromiso. Si os casáis en verano, puede que muchos de ellos tengan sus vacaciones ya escogidas. Por eso hay que avisar con tiempo del día que será la boda.

4. Establecer un presupuesto: hay que fijar un presupuesto para saber si se pueden invitar a más personas o a menos. Hay que tener claro si los padres de los novios van a participar en la boda a nivel económico. Esta práctica pertenece a otras generaciones, pero hay familias que lo siguen manteniendo y no tiene nada de malo. Los padres pueden participar siempre que puedan permitírselo y que salga de ellos mismos.

Lo más caro de la boda es sin duda el banquete, de ahí que tengáis que tener muy claro con cuánto dinero contáis. La cantidad media por persona para el menú nupcial es de 150 euros, (todo dependerá de los platos que escojáis) por lo que, teniendo en cuenta esta premisa, solo os queda hacer el cálculo. Si queréis destinar 20.000 euros para el banquete, por ejemplo, vuestros invitados no podrían ser más de 133.

ideas para menús de boda de invierno
Fotografía: cedida por Villa Laureana

5. Hacer varios listados: quizás podéis empezar por hacer una primera lista de invitados online en la que añadáis a compromisos o personas que no son tan importantes para vosotros. Una vez hecha, si se os va de las manos económicamente o veis que son demasiados invitados para el lugar de la celebración, podéis ir eliminado del listado a esos asistentes que no consideráis tan primordiales. En este paso es recomendable que en un primer momento penséis en los compromisos de vuestros padres o en alguna amiga/o de vuestros hermanos. Hacer una lista de invitados para imprimir os ayudará a hacer la primera “selección” de invitados. Una vez tengáis el documento os podéis sentar en el sofá tranquilamente y tachar a aquellos que no están del todo claros. 

Lista invitados boda excel

Para controlar todos los aspectos que afectan a vuestro gran día, es necesario tener todo organizado y contar con las mejores herramientas. Para ello os recomendamos utilizar una plantilla lista de invitados boda. Excel ofrece plantillas para crear la lista de invitados definitiva. Podréis saber el número total de invitados, la mesa en la que se sentarán, e incluso os permitirá gestionar los regalos que os harán. Tan solo será necesario descargar la plantilla que más os guste y tendréis controlados todos los aspectos relacionados con los invitados: la relación que tenéis con ellos, si la invitación ha sido enviada o no, si la ha aceptado o rechazado, el lugar que ocupará…

¿Cómo organizar invitados por mesa?

La disposición de las mesas y la ubicación de los invitados es otro de los retos más complicados a los que se enfrentarán los novios. De situación de los asistentes dependerá el ambiente de la boda. Los novios tienen que procurar que los invitados se sientan cómodos en sus mesas para crear una celebración acogedora y próxima entre los propios invitados y los novios. Para saber cómo colocar a tus invitados en las mesas puedes separarlos por categorías: familia del novios, familia de la novia, amigos, compañeros de trabajo y demás miembros de la familia y/o conocidos.

mesas redondas boda
Fotografía: Joy Zamora

Hay que tener claro también el tipo de mesas que queremos en la boda. ¿Utilizaremos mesas imperiales, redondas o una combinación? La cantidad de comensales pueden variar, pueden ser de 4, 6, 8 o 12. Si son mesas imperiales podrán acoger a más invitados. Hay quienes recomiendan el uso de mesas redondas para una mejor interacción entre los comensales. Nosotros recomendamos que se haga una combinación de mesas rectangulares y redondas. Haciendo una correcta distribución de las mesas en el espacio del evento, evitarás entorpecer el paso de los invitados y de los camareros. Pero antes de hablar de mesas, debes tener claro el número exacto de invitados. Si te sientes algo perdida con las mesas de boda, siempre puedes hablar con el personal del lugar de la celebración para que te ayude en el proceso.

El sitting plan te ayudará mucho en tu gran día. Los invitados consultarán el sitting para ver en qué mesa van a sentarse durante el banquete. Puedes designar únicamente quiénes se sentarán e la mesa y que cada invitado seleccione su asiento. O, si lo prefieres, también puedes especificar en qué silla debe sentarse cada invitado con ayuda de un marcasitios. Los nombres de madera pueden ayudarte a marcar el sitio de cada invitados, además pueden servirte también como regalo para los invitados.

lista de invitados decoración de boda exterior
Fotografía: Fotoinstantes
  • Evita mezclar mesas con personas que no se conocen
  • Asegúrate de que los invitados de cada mesa tienen relación
  • Procura mezclar a invitados con gustos afines
  • Equilibra el número de hombres y mujeres en cada mesa
  • Si hay invitados amigos de los padres, intenta que se sienten juntos
  • Coloca juntos a invitados de la misma edad, seguramente estén más cómodos

¿Quién debe hacer la lista?

Como hemos mencionado antes, la lista de invitados debe hacerla los novios. La pareja puede sentarse y hablar de quiénes les gustaría que estuvieran en este día tan feliz. También pueden hacer una lista por separado y después comparar las listas eliminando los posibles duplicados que existan y totalizando con el número de invitados. A veces, no será posible invitar a todos por lo que habrá que hacer una criba. Si no tenéis en mente hacer una boda íntima, podéis preguntar a la familia si tienen algún compromiso: amigos de los padres, amigos de hermanos… Seguro que haréis muy felices a vuestra familia si los hacéis partícipes de la lista de invitados. Aunque hay que tener en cuenta que los novios siempre tienen la última palabra.

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