Grandes Momentos Weddings
Tranquilidad absoluta, experiencia corporativa y cercanía se unen en Grandes Momentos Weddings, la firma madrileña que transforma la organización de bodas en una experiencia única para los novios. Desde la planificación integral hasta la invisible maquinaria logística del “Día B”, sus fundadores nos explican como una boda perfecta depende de un equipo que anticipa cada detalle.
Detrás de cada gran boda hay mucho más que flores, música y emoción: hay una maquinaria perfectamente engrasada. Esa es la premisa de Grandes Momentos Weddings, la evolución natural de Grandes Momentos Eventos, una firma fundada en 2010 por Enrique Cabrera y Yolanda Pérez. Tras más de una década triunfando en el sector de los eventos corporativos para multinacionales y celebraciones sociales, el tándem dio el salto definitivo al universo nupcial justo antes de la pandemia, especializándose como wedding planners integrales desde Madrid para toda España (y allí donde una pareja los necesite).
Lo que hace único a este equipo es la fascinante fusión de sus orígenes: la adrenalina y la precisión milimétrica del mundo del deporte y la publicidad, herencia de Enrique y su anterior empresa, GEYSER, combinadas con la cercanía, la creatividad y la sensibilidad de los eventos infantiles que caracterizaban a MIMITOS, el proyecto previo de Yolanda. De hecho, Grandes Momentos conserva en su nombre las iniciales de ambos.
En Grandes Momentos Weddings entienden la boda como el evento social más completo que existe, y como tal, requiere una estructura profesional de primer nivel. Para ello, cuentan con una organización perfectamente compartimentada: un departamento de administración que centraliza la relación con proveedores y presupuestos; un departamento técnico de wedding planners, encargado en ofrecer el servicio más completo y cercano posible a las parejas; y un departamento de dirección, encargado de engranar toda la maquinaria y de estar al día de las últimas novedades del sector para ofrecérselas a sus clientes.
Lejos de dejarse condicionar por espacios o formatos estandarizados, el equipo trabaja en cualquier finca o espacio profesional de España. ¿Su gran propósito? Desatar toda esa infraestructura invisible para conseguir que los novios hagan algo que, aunque parece obvio, a menudo se olvida: disfrutar de su propia boda. Los conocemos más a fondo.
¿Cuál es la filosofía que define vuestra forma de acompañar a las parejas?
Nuestra filosofía es acompañar en todo el proceso a los novios con el trato de cercanía, profesionalidad y seguridad que nos gustaría que nos diesen a nosotros en cualquier aspecto de la vida, ese trato personalizado y de calidad que se pierde en el sector servicios.
Escuchamos a la pareja, detectamos sus necesidades, analizamos y proyectamos sus objetivos llevándoles de la mano en todo momento. Todo nuestro equipo humano trabaja de la misma manera.
Somos una empresa constituida con el único fin de organizar las mejores bodas posibles y no escatimamos en recursos para ello, ni en horas ni en herramientas al servicio de los novios. A una boda nunca vamos menos de tres profesionales, que se encargan de todos y cada uno de los detalles, de los invitados, de los proveedores, del bienestar de los novios…
En la preparación de las bodas hay que ayudar a los novios a desarrollar sus ideas, incluso las que no tienen y tenemos que inducir, pero también les hacemos pensar mucho en sus invitados. Que te inviten a una boda, además de la alegría inicial que supone recibir la noticia, supone un gran esfuerzo tanto logístico como económico, y eso hay que recompensarlo durante la celebración en forma de atención, ayudas en el transporte, alojamiento y comodidades, de forma que cuando finalice la boda, todo sean halagos hacia el trato recibido por todos los componentes de la boda.
La experiencia de haber trabajado durante todos estos años con la mayoría de los mejores proveedores del sector hace que podamos hacer una selección de los más oportunos para cada pareja, valorando la idoneidad por encima de otros criterios como el precio o que sean más conocidos.
No organizamos una boda, diseñamos una experiencia. No vemos a nuestras parejas como clientes y no queremos que nos vean como un servicio contratado más. Los novios no tienen que adaptarse a nuestra forma de trabajo porque es tan amplia y flexible, que nos permite construir desde su esencia. Formamos un equipo con ellos y siempre estamos de su lado.
Nuestro objetivo es uno solo: que los novios disfruten de su boda sin preocupaciones. Nosotros nos ocupamos de los horarios, los proveedores, los invitados y de que cualquier pequeño imprevisto se resuelva antes de que llegue a notarse.
¿Cuál es el papel real de un wedding planner en la organización de una boda?
Nuestra primera función como wedding planners es mostrar a las parejas la realidad de las bodas actuales con total transparencia: los tiempos, los procesos y las dificultades reales, ayudándoles a comprender por qué contar con profesionales marca la diferencia. A partir de ahí, el camino consiste en acompañar, escuchar, asesorar desde la experiencia y hacer realidad sus sueños. Para nosotros no hay imposibles, jamás hemos obligado a nuestras parejas a renunciar a una idea por muy loca que pudiera parecer en un principio, aunque a veces basta con poner los pies en la tierra: tras conocer su complejidad, son los propios novios quienes muchas veces deciden descartarlas.
El mayor valor que aportamos es tiempo, tranquilidad, orden y la experiencia de alguien que vela durante todo el proceso por el éxito del evento.
Es evidente que cada proveedor es un gran profesional con amplia trayectoria, pero incluso la mejor orquesta necesita un director que marque el compás y coordine los tiempos. Ese rol lo asumimos nosotros. Nuestro objetivo es potenciar lo mejor de cada uno, ya que somos los únicos que conocemos la boda al completo y comprendemos cómo se entrelazan todas las piezas. Transformamos a un conjunto de buenos profesionales en un equipo perfectamente sincronizado.
¿Qué tiene una pareja que cuenta con wedding planner que no va a tener una pareja que prescinda de este servicio?
Durante los preparativos les vamos a ahorrar muchísimo tiempo y disgustos, ya que tenemos una cartera importantísima de proveedores profesionales suficientemente testados que nos les van a fallar y que se ajustan a su estilo y presupuesto. Nosotros ya tenemos los filtros hechos y los proveedores clasificados por categorías.
El día de la boda vamos a reforzar el servicio de todos los proveedores, incluido el de la finca y el catering, porque estaremos supervisando todo y apoyándoles en todo momento.
En vuestro caso particular, ¿qué aportáis a las parejas que deciden confiar en vosotros?
Profesionalidad, transparencia, implicación, cercanía y resultados garantizados. Somos un equipo que está detrás de cada boda 24/7, día tras día, con cada proveedor, con cada momento, con los invitados que nos necesitan para cuestiones particulares, de desplazamiento, alojamiento o porque quieran participar de una forma especial durante ese día. Cuando una pareja contrata con Grandes Momentos, sus problemas e incertidumbres pasan a ser nuestra responsabilidad. Nuestra función principal es conseguir que, tanto para los invitados como para los novios, la sinfonía se escuche a la perfección, que todo fluya de forma natural. Es fundamental que los novios ese día no se sientan los organizadores de su boda, sino que disfruten como los que más.
Cuando unos novios contactan con vosotros por primera vez, ¿cuál suele ser su idea inicial sobre lo que hace un wedding planner? ¿Se corresponde esta idea con la complejidad real de vuestro trabajo?
Muchos piensan que somos buscadores de proveedores, otros que somos diseñadores o decoradores, otros que somos los que les vamos a colocar los regalitos encima de las mesas el día de la boda, otros que les vamos a imponer un estilo a los novios o proveedores propios… En España, por desgracia, hay todavía poco conocimiento de la figura del organizador de bodas. Cada día se entiende más nuestra función, pero aún nos suelen ver como una excentricidad de la pareja o un gasto innecesario.
Y es en la primera reunión presencial o videollamada, donde Yolanda les explica exactamente cuál es nuestra función, en qué les vamos a ayudar, en qué podemos colaborar para ahorrar dinero y sobre todo tiempo. Cuando conocen todo el trabajazo que hacemos, es cuando descubren nuestro valor añadido a su evento y la necesidad de que alguien ponga orden y dirija sus movimientos desde un inicio. En definitiva la necesidad de ayuda de un equipo profesional.
¿Qué diferencia real hay entre contratar solo un coordinador del Día B y contar con un wedding planner durante todo el proceso?
Aunque los novios sean medianamente conscientes del trabajo que tienen por delante a la hora de preparar su boda, algunos piensan que pueden hacerlo perfectamente solos. Y realmente podrán encargarse de algunas de las múltiples tareas de una boda, pero la pregunta es si tienen el tiempo suficiente para hacerlo, qué cantidad de errores en forma de tiempo y dinero están dispuestos a asumir por desconocimiento del sector y, sobre todo, con qué orden se van a organizar y cómo se van a encargar de que ese día todo se lleve a cabo de la forma que han pensado.
La diferencia principal es que, quienes contratan el proceso integral, van haciendo las tareas de nuestra mano con el diseño que requiere el gran día: los timings, las fichas de cada proveedor y las órdenes de trabajo para la finca, logrando que todo encaje con las necesidades reales de la boda.
Quienes contratan solamente la coordinación, tienen que contactar con los proveedores y realizar todos los trámites administrativos previos sin ayuda. Un mes antes de la boda nos vuelcan toda la información para que nosotros podamos adaptarla a nuestras herramientas y ejecutarla el día de la boda.
El coordinador del día B ejecuta una planificación ya realizada. El wedding planner integral planifica desde el principio, tomando decisiones estratégicas, anticipando soluciones a posibles problemas y acompañando a la pareja en todo el camino.
La principal diferencia es llegar al día de la boda con la tranquilidad de que todo ha sido cuidadosamente preparado pensando en cómo sucederá todo ese día.
¿Cómo realizáis la selección, negociación y gestión de cada proveedor?
Con la experiencia acumulada a lo largo de más de quince años durante los que hemos organizado más de trescientas bodas, tenemos un conocimiento muy extenso de todos los proveedores de calidad del sector, porque con casi todos ellos hemos trabajado en alguna o en varias ocasiones, lo que hace que los podamos recomendar en función de su afinidad con cada pareja. No todos los proveedores encajarían en todas las bodas. Además, una boda es un enorme trabajo en equipo de todos los proveedores y, si ya has trabajado con ellos, todo es mucho más sencillo.
En el caso de los proveedores con los que no hemos trabajado antes, solicitamos y comparamos propuestas, acompañamos a los novios en las visitas y reuniones para ver la letra pequeña de los contratos o preguntar por detalles de su trabajo, averiguamos hasta dónde llegan y comprobamos si tienen un plan B ante posibles contingencias. No se trata de llenar una boda de proveedores, sino de construir el equipo adecuado para ella.
¿Cómo hacéis para captar la esencia de cada pareja y reflejarla en su celebración?
Es probablemente una de las funciones más bonitas de nuestro trabajo. Nos sentamos con ellos durante el tiempo que sea preciso y antes de hablar de paleta de colores, flores o estilo nos interesamos por su historia. Les hacemos retroceder al comienzo de su relación para que nos cuenten cómo se conocieron, qué les hizo elegirse, qué cosas comparten, qué les emociona, cómo son sus familias y qué quieren sentir el día de su boda. La rutina muchas veces va enterrando los pequeños detalles de una relación, que siguen estando ahí. Nosotros intentamos que los recuperen, los traigan al presente y los manifiesten el día de su boda.
A partir de ahí tenemos los materiales necesarios para diseñar una boda con identidad propia, donde cada detalle tenga un sentido y consigamos que los invitados reconozcan a la pareja en cada uno de ellos. Cada boda tiene su esencia, su personalidad y su propia marca. No queremos que una pareja llegue a su celebración y sienta que va disfrazada, que está interpretando un personaje o viviendo la boda de otra pareja. Queremos que sean ellos mismos y que sean naturales y reconocibles por todos.
Por eso nunca damos propuestas por teléfono ni en respuesta a un correo electrónico. Siempre tenemos una reunión, bien por videollamada o bien presencial en nuestras instalaciones, en la que analizamos las necesidades reales de cada pareja, profundizando en el carácter y el estilo que desean para su celebración. Así, estudiando cada caso, elaboramos cada propuesta.
La parte visual y la decoración son muy vistosas, pero ¿cuánto peso real tienen la gestión logística, los permisos, los contratos y la prevención de imprevistos que los novios (y mucho menos los invitados) nunca llegan a ver?
Es la parte más importante de nuestro trabajo y, paradójicamente, la más invisible. Para que una boda se perciba con todos sus elementos integrados, sin distorsiones y que todo fluya como de forma natural, debe sostenerse sobre una estructura sólida y muy trabajada. Diseñamos minuciosamente la logística desde los cimientos: cada instante, cada detalle decorativo, la coordinación de los proveedores, los timings y la capacidad de anticiparnos a cualquier escenario. Ese trabajo oculto de oficina sustentará después todo el entramado del evento.
Cuando las parejas descubren este nivel de detalle durante los preparativos, su perspectiva sobre nuestra profesión cambia por completo. Y es que, si lo hacemos bien, ese esfuerzo pasa desapercibido. Al fin y al cabo, nadie se detiene a mirar las vigas o los forjados de un gran edificio.
Al contrario de lo que piensan quienes creen que contar con un wedding planner es una partida extra que pueden ahorrarse, ¿es cierto que esta figura puede ayudar a los novios a optimizar el presupuesto y a evitar gastos innecesarios o compras impulsivas?
Por supuesto, hoy en día el tiempo es uno de los recursos más valiosos y escasos con los que contamos y nosotros estamos para optimizarlo, para alinear a los proveedores más adecuados y no marear a nuestros clientes con listas interminables. Así, cada reunión con un proveedor, cada visita a una finca será provechosa. Una boda mejor no necesita gastar más, necesita invertir mejor.
No somos un coste añadido a las bodas, somos una herramienta para gestionar mejor la inversión total de la boda. Nuestro trabajo no es elegir el proveedor más barato, si no el más adecuado a cada boda. Una boda tiene un componente emocional muy importante, y cuando son ellos quienes eligen a los proveedores, es muy fácil que se vengan arriba y hagan contrataciones impulsivas. Nosotros ponemos la experiencia donde ellos ponen la emoción.
Nos encanta cuando al final de la boda, y sobre todo en las reseñas en portales, nos dicen que a pesar de las reticencias iniciales, hemos sido la mejor inversión de la boda.
Organizar una boda puede generar en los novios estrés, dudas, roces… ¿A menudo actuáis como colchón emocional y mediadores para que los novios disfruten del camino y no solo del día de la boda?
Es también una parte muy importante de nuestro trabajo. Es un apartado que no aparece en ningún presupuesto ni en el contrato y, sin embargo, es fundamental ser ese apoyo emocional. En casi todas las parejas hay uno que por tiempo, por ilusión o por placer se implica más. Y eso, mantenido a lo largo de varios meses, con muchas decisiones que tomar, genera conflictos y desgaste. Pero ahí estamos nosotros para amortiguar, para hacerles diferenciar lo importante, lo superfluo y lo imprescindible. Somos el apoyo de la pareja cuando aparecen dudas, decisiones difíciles o flaquean las fuerzas. Intentamos aportar serenidad, experiencia y, sobre todo, perspectiva para que tanto el camino como ese día sean una experiencia inolvidablemente placentera y sin conflictos.
¿Cómo es ese proceso de acompañamiento a los novios para vosotros, ¿qué es lo más importante que les aportáis durante la organización de la boda?
Lo más importante es aportarles seguridad, que sepan que hay alguien preparando su boda cuando ellos trabajan o descansan, que estamos ahí para recordarles los deberes que tienen que hacer, que si surge algún problema hay un equipo con experiencia que conoce el proyecto y podrá resolverlo con un criterio acertado.
Lo que nos dicen una vez pasada la celebración es que les hemos hecho ver lo que casi nadie ve cuando ha ido a una boda. Los invitados solo ven el resultado, la decoración, la sucesión de momentos, pero no todo el trabajo real que es necesario para que ese día todo fluya de forma natural. También nos dicen que les aportamos tranquilidad, orden y disciplina para saber qué es lo que toca decidir y contratar en cada momento del proceso.
Desde el principio se establece una relación y un sentimiento de equipo, y un equipo está para lograr un objetivo. Cada uno tiene su función, pero la misión es la misma, que todo salga a la perfección.
¿Cómo gestionáis los imprevistos y los contratiempos que pueden surgir antes o durante la boda?
Las bodas son eventos vivos que en cualquier momento pueden salirse del cauce del timing y por las razones más inesperadas. Por eso, nuestra metodología hace que no dejemos nada al azar, nada sin comprobar y que no nos relajemos en ningún momento. Siempre tendremos previsto y preparado un plan B, un plan C y los que sean precisos. Habremos repasado las veces necesarias el timing y las condiciones de cada contrato con cada proveedor y con cada servicio para ver los posibles puntos débiles y reforzarlos.
Los contratiempos en la fase de organización se solucionan con mucho esfuerzo pero sin tensiones, porque ya tendríamos previsto el plan B. Lo peor son los contratiempos el mismo día de la boda, a pocas horas o minutos de producirse el servicio. Ante problemas logísticos de proveedores, meteorológicos o surgidos en el propio montaje, debemos reaccionar rápidamente y poner en marcha el plan B o buscar las alternativas precisas. Además de con premura, hay que solucionarlos con discreción porque detrás de cada situación hay una pareja, unos invitados y unos proveedores que merecen un respeto. Por eso, parte de nuestro trabajo consiste en detectar durante el proceso posibles puntos débiles y evitarlos o reforzarlos.
Los novios no nos contratan para que les contemos los problemas, nos contratan para solucionarlos. Posiblemente algunas de nuestras mejores intervenciones son precisamente aquellas que nunca llegaron a conocer o de las que se enteraron a la vuelta del viaje de novios.
¿Podríais contarnos alguna situación delicada durante la fase de organización que resolvisteis antes de que los novios se dieran cuenta de que existía un problema?
Podemos compartir muchas anécdotas, como cuando en un pueblo de la sierra de Madrid, una hora antes del momento de servir los postres personalizados, el proveedor nos llamó para decirnos que se le había averiado el coche en la M-40. Sin que nadie se enterase, decidimos junto al maître cambiar el orden previsto y hacer primero el corte de tarta para que nos diese tiempo a ir a recuperar los postres. A los novios se lo contamos al final de la barra libre y no se habían dado cuenta del cambio.
En otra boda con invitados mayoritariamente extranjeros que solo hablaban inglés y que se celebraba en una finca alejada de cualquier población en Madrid, el conductor del autobús nos avisó de que llegaba con media hora de retraso porque había tenido que cambiar de vehículo por problemas mecánicos. No podíamos hacer esperar a los invitados y, aprovechando que acababa de llegar el proveedor de churros con chocolate, les hicimos una despedida típicamente española y todos quedan encantados.
En una boda de tarde en Toledo, la empresa que tenía que encargarse de la decoración, por subestimar los tiempos de montaje y poner poco personal, se dio cuenta de que no iba a tener todo listo a tiempo. Solo faltaba una hora para la boda cuando nos avisó y todo nuestro equipo de montaje, que acababa de terminar una boda de día en Madrid, acudió de inmediato a Toledo como mano de obra. Cuando llegaron los novios e invitados estaba todo colocado a falta de conectar la electricidad, lo que se hizo durante la ceremonia.
Por último, en la boda de un espacio contiguo a la finca donde estábamos trabajando sucedió que, al llegar la animadora infantil a la finca con una hora de antelación para preparar sus materiales, le exigieron su documentación y no la tenía, por lo que no la dejaron entrar. La novia, que no había contratado wedding planner, no sabía que hacer con una mesa infantil de seis niños. Nos contactaron y en treinta minutos tenían a alguien de confianza con ellos.
Si pudierais darle un solo consejo a una pareja que acaba de comprometerse y está dudando si contratar wedding planner o llevarlo todo por su cuenta, ¿cuál sería?
Que antes de tomar ninguna decisión, piensen cuánto valen para ellos su tiempo y su tranquilidad. Hoy en día está muy de moda el DIY, pero eso lo vemos bien para decorar una habitación de la casa o para organizar un cumpleaños, pero no para una boda. La preparación de una boda actual es un trabajo para profesionales, no se puede dejar nada a la improvisación de última hora. Una boda supone una inversión económica importante, pero también una inversión emocional enorme. Ningún momento de ese día volverá a repetirse. Les recomendaríamos que leyesen los comentarios de otros novios que ya se han casado. Todos hablan de la inversión en tranquilidad y en seguridad.
Cuando acaba la boda, ¿qué es lo que más os llena de vuestro trabajo al ver la cara de los novios?
Durante meses hemos estado trabajando intensamente para que todos los momentos de la boda salgan perfectos y el día de la boda siempre hay mucha tensión. Cuando por fin bailan y comienza la barra libre, estallamos de emoción por la sensación del trabajo bien hecho. Nos llena enormemente de orgullo y satisfacción ver las caras de placer de los novios cuando, al finalizar el evento, despiden a sus seres queridos que les indican lo bien que se lo han pasado y, sobre todo, lo bien organizada que estaba la boda, que no ha faltado detalle de nada y que el equipo de wedding planners hemos estado pendientes de todo.
El día después de la boda ya tenemos casi siempre un mensaje súper emotivo de agradecimiento por todo y a la vuelta del viaje de novios, cuando ya han ido recibiendo toda la información de los invitados más allegados, el feedback es clarísimo y súper positivo. Cuando, por último, lo reflejan en redes sociales y ponen esas opiniones tan bonitas y tan personales en portales del sector, la recompensa es total.
María escribe de moda, de decoración y de belleza. Adora las tendencias y el lifestyle y hace más fácil la vida de quienes confían en LucíaSeCasa para exhibir sus diseños, sus espacios o presentar sus servicios a los novios que planifican su boda.
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